Guide des Procédures administratives LabEx CeMEB

Toutes les dépenses sont OBLIGATOIREMENT réalisées par le Labex CEMEB,

► Uniquement par bon de commande : pas de carte achat, pas de carte de crédit !

► Seules les factures pour lesquelles le labEx a réalisé un bon de commande seront prises en charge.

La procédure d’achats au sein de l’Université dépend du montant prévisionnel de cet achat :

1/ Transmettre un devis du fournisseur à cemeb-gestion@umontpellier.fr

Si le fournisseur n’est pas encore enregistré dans la base de l’UM, vous devez demander au fournisseur de compléter le document de création fournisseur (*) et de fournir un IBAN et nous adresser ces éléments.

2/ Le labEx établit le bon de commande et vous le transmet

3/ Après vérification, vous transmettez le bon de commande au fournisseur : Si tout est conforme à votre demande, notamment le contact et l’adresse de livraison, transmettez directement le bon de commande au fournisseur en mettant cemeb-gestion@umontpellier en copie.

4/ A réception de la commande : vous transmettez le(s) bon(s) de livraison scanné(s) au Labex en précisant si la livraison est conforme à la commande. Cela déclenche la procédure de paiement du fournisseur. S'il s'agit de matériel scientifique, informatique, mobilier, etc. d'un montant supérieur à 5000 €, transmettre également un justificatif de mise en service (rapport d'installation du fournisseur ou mail de votre part).

5/ Réception et paiement de la facture : Les entreprises ont l’obligation de déposer leurs factures sur le portail CHORUS PRO.

https://chorus-pro.gouv.fr

Identifiant de l’université (Numéro SIRET) : 130 029 796 00013

Code service : SCFBCO

La référence du numéro de bon de commande (4500xxxxxx) est obligatoire.

Seules les micro entreprises ont encore la possibilité jusqu’au 31 décembre 2020 de faire parvenir les factures au format « papier » exclusivement à l'adresse suivante : 

Université de Montpellier

Agence comptable - Service comptabilité fournisseurs - CC414

163, rue Auguste Broussonnet

34090 Montpellier

Adresse courriel : ac-demat@umontpellier.fr

Si vous recevez directement la facture, vous devez rappeler au fournisseur son obligation de passer par le portail CHORUS PRO sauf si celui-ci est une micro entreprise ; dans ce cas uniquement vous pouvez l'adresser au Labex qui la transmettra au service de l’UM concerné.

Toute demande du porteur en dehors de cette procédure ne sera pas prise en compte par le Labex.

Nous contacter, des procédures particulières sont prévues.

Pour toute commande de Restauration, transmettre au labEx :

• la liste des participants via le document Justificatif de réception (*).

Traiteurs

Prestations réalisées dans un rayon de moins de 25 km de Montpellier : obligation de faire appel aux fournisseurs titulaires du marché (A l'exception : (a) des salles disposant d'un accord d'exclusivité avec un traiteur référencé : fournir un certificat d'exclusivité ; (b) des prestations cofinancées majoritairement par une autre tutelle : fournir le devis faisant apparaitre que le financement de l'UM est minoritaire).

• Petits-déjeuners, pauses-café, plateaux et paniers repas : Languedoc Restauration (david.couturier@umontpellier.fr)
• Buffets et cocktails (gammes standard, améliorée et prestige) : Traiteur Grand (commercial@traiteur-grand.fr)
• Repas assis (standard et haut de gamme) - consultation obligatoire (avec formulaire de mise en concurrence) des deux titulaires suivants : Traiteur Grand (commercial@traiteur-grand.fr) et Cabiron Traiteur (traiteur@cabiron.com)

Nota Bene : Dans le cas d'un même événement se tenant sur une même journée, vous pouvez commander les prestations de petits-déjeuners et pauses-café auprès du prestataire qui effectue la prestation principale du midi et/ou du soir, à savoir soit le titulaire du marché "plateaux et paniers repas", soit celui du marché "buffets/cocktails".

Prestations réalisées dans des salles disposant d'un accord d'exclusivité avec un traiteur référencé ou situées à plus de 25 km de Montpellier :

• Appliquer la procédure "Commande" en prévoyant le délai nécessaire.

Restaurants

• Effectuer la réservation auprès du restaurant*
• Transmettre le devis au labEx au minimum 8 jours avant la prestation en appliquant la procédure "Commande".

* Suggestions d'établissements déjà référencés par l'UM dans la rubrique "LISTES HOTELS ET RESTAURANTS - MONTPELLIER".

L’ordre de mission est obligatoire lorsqu’un déplacement est réalisé hors du secteur prévu par le contrat de travail.

Il permet de couvrir le missionnaire lors de son déplacement. Il doit être réalisé en amont du départ de la mission (délai : 3 semaines minimum et 4 semaines si demande d'avance). Il est indispensable pour le remboursement des éventuels frais liés à la mission.

Création du missionnaire

Transmettre au labEx :

• Le document de création de missionnaire (*) + l’IBAN (document émanant de la banque, pas de saisie manuelle des données bancaires) et, le cas échéant, la carte grise du véhicule du missionnaire s’il y a utilisation du véhicule lors de la mission.
• Le formulaire de demande d’Ordre de mission (*) complété en fonction du lieu de la mission (France ou Etranger).

Transport

Les commandes de l’ensemble des titres de transport font l’objet d’un marché public (titulaire du marché : TRAVEL PLANET).

Transmettre au labEx :

• le formulaire « demande de titre de transport » (*) avec les dates et horaires exact des trajets
• la copie de votre passeport (obligatoire pour une réservation de vols) ou de votre carte nationale d'identité selon destinations

Le Labex Cemeb se chargera ensuite de rechercher via la plateforme Travel Planet les billets demandés. Une proposition de billets vous sera adressé que vous devrez confirmer par retour de mail auprès du Labex.

► Vous recevrez ensuite vos titres de transport soit directement de la part de TRAVEL PLANET, soit de la part du Labex.

Hébergement

Deux possibilités :

• Réservation des nuitées/petits déjeuners par bon de commande établi par le CeMEB : obligation de passer par le prestataire du marché (Travel Planet). Fournir au labEx les informations nécessaires pour procéder à la réservation (dates, hôtels souhaités) pour vérification de la disponibilité sur la plateforme de réservation.
• Réservation et paiement de l'hébergement directement par le missionnaire : remboursement selon les taux suivants : Paris : 110€ au forfait, villes de plus de 200000 habitants et communes limitrophes : 90€ au forfait, autres villes : 70€ au forfait.

► Hébergements de type Airbnb, agences locatives ou particuliers : pas de bon de commande possible. Remboursement sur présentation de justificatifs.

Fournir les justificatifs de frais

Transmettre au labEx dans un délai de 15 jours après votre retour, les justificatifs ORIGINAUX à :

► Les copies ne sont pas valides et les dépenses engagées ne pourront pas vous être remboursées.

• Justificatifs de transport : billet d’avion (cartes d’embarquement), de train (originaux si billets papier), chaque ticket de métro, bus, tram, taxi, etc.
• Hébergement : fournir une facture à votre nom pour toute la période de la mission.

A noter : Les hébergements du marché locatif privé pouvant faire l'objet d'un remboursement sont ceux réservés via une plateforme de type Airbnb, une agence locative ou en direct auprès de particuliers dont il s’agit de l’activité principale. Dans ce dernier cas : fournir le contrat de location, la ou les quittance(s), la preuve du paiement (extrait de votre compte bancaire ou attestation de votre banque).

Le paiement en espèces ne donnera lieu à aucun remboursement.

• Restauration : pas de justificatifs à fournir (repas compris forfait).
• Programme officiel et détaillé de l’événement (colloque, lettre d’invitation, etc.). Les repas inclus dans le programme seront retirés du forfait remboursé.

► L’ensemble de ces documents permet d’établir l’Etat liquidatif de la Mission que vous aurez l'obligation de signer. La réception de ce document signé déclenche le remboursement des frais.

Nous vous suggérons ci-dessous des établissements déjà référencés auprès de l'UM.

Restaurants à Montpellier :

La Gazette Café : https://www.gazettecafe.com/

La Brasserie du Théâtre : http://www.brasseriedutheatre.fr/

Le Chat Perché : https://fr-fr.facebook.com/restochatperche/?ref=page_internal

Trinque Fougasse O'Sud : Trinque Fougasse O'Sud

Brasserie L’Arlequin : https://larlequinmontpellier.com/

Mas de la Feuillade : http://www.mas-de-lafeuillade.com/

Hôtels à Montpellier :

Hôtel du Parc : http://www.hotelduparc-montpellier.com/language/fr/

Hôtel des Arceaux : http://www.hoteldesarceaux.com/

Si une gratification de stage est prévue dans votre projet, transmettre au labEx :

• la copie de la convention de stage signée par l'ensemble des parties,
• le formulaire de création de missionnaire (*) au nom du stagiaire complété,
• l'IBAN du stagiaire (document émanant de la banque, pas de saisie manuelle des données bancaires).

A partir de ces éléments, le Labex établit un bon de commande au nom du stagiaire pour le paiement de la gratification sur toute la période de stage et vous en adresse une copie.

Chaque mois, transmettre au labEx :

• l’attestation de présence (*) (déclenche le paiement de la gratification) : Etablir une fiche d’attestation par mois (ne pas envoyer une feuille de présence avec plusieurs mois), signée par le responsable du stagiaire et datée du dernier jour du mois en cours ou du dernier jour du stage en fin de stage.

► Le non-respect de cette procédure pourrait entrainer un retard dans le versement de la gratification, pénalisant de fait le stagiaire.